Ketika kalian merupakan seorang pekerja perusahaan tertentu atau dalam bidang kelembagaan, maka pastinya kalian perlu contoh membuat surat resmi sebagai referensi.
Daftar Isi
Pengertian Surat Resmi
Surat resmi merupakan suatu surat yang diterbitkan oleh perseorangan, organisasi, ataupun instansi tertentu, yang bersifat formal serta berkepentingan resmi.
Untuk perbedaan dari surat resmi dengan surat biasa terletak pada penulisan dan juga pemakaian bahasanya.
Apabila bahasa yang dipakai pada suatu surat memakai bahasa sehari – hari maka surat tersebut disebut sebagai surat surat biasa.
Sementara surat resmi dibuat untuk beragam kegiatan resmi seperti di kedinasan, sekolah, maupun instansi pemerintah.
Tujuan & Fungsi Surat Resmi
Berikut adalah beberapa tujuan dan juga fungsi dari surat resmi, antara lain:
- Sebagai suatu alat atau dokumen pengingat, sebab surat dinas yang sudah dibuat dapat disimpan kemudian dijadikan arsip apabila ada keperluan di waktu mendatang.
- Surat dinas dapat dijadikan sebagai pedoman untuk mengerjakan sesuatu. Contoh: Penulisan surat instruksi, pengambilan keputusan, dan surat pemberian izin.
- Dapat menjadi bukti dalam membuat suatu surat perjanjian yang dibutuhkan perusahaan atau lembaga untuk kepentingan dinas.
- Sebagai barang bukti guna melihat adanya perkembangan terhadap lembaga maupun suatu perusahaan.
Karakteristik Surat Resmi
Untuk membedakan surat resmi dengan jenis surat lainnya, maka terdapat beberapa karakteristik khusus dari surat resmi, diantaranya seperti:
- Harus ditulis dengan menggunakan format yang telah ditentukan (teratur).
- Tidak bertele – tele.
- Menggunakan EYD yang baik dan benar.
- Menggunakan bahasa formal.
- Gaya penulisan yang sederhana dan mudah dipahami.
- Dapat menggambarkan citra yang bagus dari pihak penulis surat.
- Disertai dengan lampiran/ berkas pendukung.
- Memiliki cap atau stempel logi dari lembaga maupun perusahaan yang bersangkutan.
Format Surat Resmi
Secara garis besar, surat resmi harus berisi beberapa bagian seperti di bawah ini:
1. Kop Surat
Fungsi dari kop surat ini menjadi informasi awal terkait dari mana surat itu berasal serta untuk lebih mempertegas jika surat yang diterima merupakan surat resmi.
Adapun terkait beberapa hal apa saja yang harus diisi pada bagian kop surat namun sebetulnya tidak ada aturan baku sebab hal itu bergantung pada keinginan pihak pembuat surat.
Tetapi supaya informasi yang dimuat lengkap, maka kop surat dapat diisi dengan memberikan informasi di bawah ini:
- Logo instansi, organisasi/ perusahaan pihak membuat surat.
- Nama instansi.
- Alamat lengkap instansi.
- Nomor kontak/ alamat email instansi.
- Kode pos.
2. Nomor Surat
Penomoran surat bertujuan guna memudahkan instansi untuk mengarsipkan data sehingga dapat memudahkan pekerjaan pegawai untuk membuat surat selanjutnya.
Nomor surat isinya berupa: Nomor urut, bulan, serta tahun pembuatan atau pengeluaran surat.
Letak nomor surat pada umumnya ada di bawah kop surat bagian sebelah kiri.
Beberapa fungsi dari nomor surat diantaranya seperti:
- Membantu mengelompokan surat sesuai dengan jenis isi dari surat itu sendiri.
- Memudahkan untuk mengontrol frekuensi pengiriman surat.
- Memudahkan untuk mencari jika surat diperlukan.
- Memudahkan untuk penyimpanan administratif.
Dalam pembuatan nomor surat, terdapat beberapa hal yang harus diperhatikan seperti:
- Bulan & tahun pembuatan surat
- Kode tujuan surat. Contoh: UR (Undangan Rapat)
- Kode kedudukan surat. Contoh: KEI = Surat Keluar
- Nomor surat yang dikeluarkan harus sesuai dengan urutan surat, dihitung mulai dari nomor akhir pembuatan surat.
Contoh:
Nomor: 017/UR/II2018
Keterangan:
- 017: Menunjukkan surat ke -17
- SPK: Undangan Rapat
- II: Dibuat pada bulan ke-3 (Maret)
- 2018: Dibuat pada tahun 2018
3. Tempat dan Tanggal Surat Dibuat
Penulisan ini bertujuan guna memberi informasi terhadap penerima surat terkait di mana serta kapan surat itu dibuat.
Dengan demikian, si penerima surat dapat mengetahui apakah surat itu masih baru atau sudah lama sehingga masa berlakunya habis.
4. Bagian Lampiran
Pad bagian ini berisi informasi sejumlah dokumen lain yang dilampirkan di dalam surat resmi.
Lampiran ini pada umumnya berupa dokumen untuk melengkapi informasi yang termuat pada surat.
Contoh:
No : –
Lamp : 3 Lembar
Perihal : –
Keterangan:
- Menunjukkan apabila surat tersebut menyertakan 3 lembar dokumen di dalam surat.
5. Perihal
Perihal merupakan bagian dari surat resmi yang menerangkan tujuan/ inti pokok dalam surat. Sehingga penerima surat dapat mengetahui tujuan atau inti dari surat tersebut.
6. Alamat Tujuan Surat
Penulisan alamat ditulis sebanyak dua kali, yang pertama ada pada amplop surat dan kedua ada di dalam isi surat itu sendiri.
Pada bagian isi surat, alamat tak harus ditulis secara lengkap karena sudah tertulis di dalam amplop.
Berikut beberapa point penting yang harus diperhatikan ketika menulis alamat dalam surat resmi, antara lain:
- Penulisan “Yang Terhormat” atau “Yth” berfungsi guna memberikan penghormatan terhadap penerima surat seperti atasan atau relasi kerja.
- Sebutan “Ibu”, “Bapak”, atau “Sdr” hanya berlaku untuk nama orang serta tidak dipakai dalam nama instansi maupun jabatan tertentu.
- Penggunaan titik hanya digunakan selepas singkatan tidak perlu di setiap akhir baris.
- Menulis kode pos.
Contoh:
Yth. Gilang Setiawan S.I
Jalan Raya Pekan – Jakarta KM 2
Kota Jakarta
7. Salam Pembuka Surat
Berfungsi sebagai pembuka surat sebelum masuk ke bagian isi surat.
Contoh:
- Assalamualaikum
- Dengan Hormat
- Salam Sejahtera
8. Bagian Isi
Berisikan pokok – pokok/ inti yang akan disampaikan.
Beberapa bagian di dalam isi surat yaitu:
- Pembuka. Sebagai pengantar untuk pembaca yang juga berisi inti masalah yang akan disampaikan.
- Inti. Isinya komponen inti isi surat atau bagian utama yang akan disampaikan.
- Penutup. Berisi mengenai penegasan, simpulan, dan ucapan terima kasih. Pada penutup sebaiknya ditulis secara singkat namun tegas.
9. Salam Penutup Surat
Berfungsi untuk menutup dan juga mengakhiri surat.
Sebagaimana sebelumnya surat telah dibuka dengan salam pembuka, sehingga pada bagian akhir surat juga harus ditutup dengan menggunakan salam penutup.
10. Tanda Tangan dan Nama Penanggung Jawab
Pada bagian ini akan diisi dengan nama pimpinan maupun penanggung jawab surat.
Tak hanya nama, penanggung jawab juga harus memberikan tanda tangan untuk penguat atau penanda jika surat yang dibuat adalah sah.
11. Tembusan
Pada bagian ini berisi informasi terkait siapa saja atau instansi mana saja yang berkepentingan dalam mengetahui isi surat tersebut.
Contoh Surat Resmi yang Benar
Setelah mengetahui beberapa point penting mengenai surat resmi, berikut adalah beberapa contoh dari surat resmi, antara lain:
a. Contoh Surat Resmi Surat Undangan
PT. JAYA UTAMA
Perumahan Cahaya Indah Blok K No. 02 Jl Raya Pelita Harapan Km. 5 Gorontalo 60112
Telp 021 224998 Fax 024445487 Mobile : 082776436788
Website: www.jayautama.com Email: [email protected]
Nomor: 022/UR/V/2020
Hal: Undangan Rapat
Lampiran: –
Yth.
Bapak Gusrizal, Manager Marketing, PT. SUMBER TANI MAKMUR
Di Tempat
Dengan Hormat
Sehubungan dengan diselenggarakannya acara peresmian perusahaan, maka bersama dengan surat ini kami mengundang seluruh Manager PT. Jaya Utama untuk turut hadir dalam acara rapat persiapan yang akan diadakan pada:
Hari/ Tanggal : Senin 25 Juni 2020
Waktu: 14.00 – 16.00 WIB.
Tempat: Ruang Pertemuan
Demikian surat undangan ini kami sampaikan, mengingat kegiatan tersebut maka dimohon kehadirannya tepat pada waktunya. Atas perhatiannya, kami ucapkan terima kasih.
Jakarta, 22 Juni 2020
Hormat kami,
Manager Jaringan Kerja PT. Cahaya Mandiri
Subegjo Sutejo
b. Contoh Surat Dinas Permohonan
Al Ihya Ulumuddin
Kebon Kayu, No. 22 Jakarta
Tlp.0218478887
________________________________
Bandung, 02 Januari 2020
Muharram 1441 H
Nomor: 768/RE/YJM/DFG-IK-LOJMIO/XI/19
Hal: Permohonan
Lampiran: 1 Proposal
Kepada Yth
CEO PT. Cahaya Abadi
Di tempat
Assalamualaikum .wr.wb
Sehubungan dengan diadakannya acara seminar keagamaan di pondok pesantren Al Ihya Ulumuddin Bandung, yang diselenggarakan pada:
- Hari/ Tanggal : Selasa, 17 Januari 2020
- Waktu : 07.30 s/d selesai
- Tempat: Aula Ponpes Al Ihya Ulumuddin
Untuk ini kami mewakili dari perwakilan pondok pesantren untuk bantuan dana untuk kegiatan seminar keagamaan yang diselenggarakan setahun sekali. Sebagai pertimbangan kami juga turut melampirkan satu berkas proposal terkait seminar yang akan dilangsungkan.
Demikian surat permohonan dari kami, atas partisipasinya kami ucapkan terima kasih.
Wali Ponpes
Setia Gunawan
c. Contoh Surat Dinas Pemerintah
PEMERINTAH DAERAH KOTA BANJARNEGARA
DINAS PERTAMANAN DAN TATA KOTA
Jl. Dr. Cipto No. 7 Pekalongan 31945
Telp. 0271 – 538028 Fax. 031 – 539028
Banjarnegara, 19 Juni 2020
Nomor: 008/PK/60/X/2017
Perihal: Undangan
Kepada Yth.
Dinas Pertamanan dan Tata Kota
Kota Banjarnegara
di- Tempat
Assalamu’alaikum Wr. Wb.
Dengan hormat, kami dari dinas pemerintah akan mengundang bapak/ ibu/ saudara guna menghadiri syukuran dalam rangka ulang tahun organisasi budi pekerti yang ke 13 sebagai organisasi yang solid untuk mewadahi pemikiran anak muda dalam urusan pengambilan keputusan serta berkarya yang baik dan didsari etika yang berlaku. Acar tersebut akan diselenggarakan pada:
Hari: Senin
Tanggal: 25 Juni 2020
Waktu: 08.00 – selesai
Tempat: Masjid Agung Banjarnegara
Acara: Syukuran ulang tahun organisasi budi pekerti ke 13
Mengingat pentingnya kegiatan satu ini, maka kami mohon kepada Bapak/ Ibu/ Saudara/i supaya bisa hadir tepat waktu.
Demikian surat undangan ini dibuat, atas perhatian serta kehadiran Bapak/ Ibu kami ucapkan terimakasih.
Wassalamu’alaikum Wr. Wb.
Kepala Dinas Pertamanan dan Tata Kota
Pemerintah Kota Banjarnegara
Ir. Gilang Setiawan, M.Si
Tembusan:
1. Kepala Bagian Pengelola Teknis Proyek Dinas Tata Ruang
2. Kepala Bagian Arsip
d. Contoh Surat Resmi Pemerintah
PEMERINTAH KOTA MAGELANG
SMA N 7 MAGELANG
MUNTILAN, MAGELANG
Telp: (021) 333 xxx Email: dinasos@mail
Magelang, 08 Desember 2019
Nomor: 002/III/ 10 Desember 2019
Lampiran: –
Hal: Permohonan Izin
Yth. Kepala Dinas Pendidikan
Kota Wonosobo
Dengan hormat
Assallamu’alaikum Wr.Wb
Kami selaku dewan sekolah SMA N 1 Wonosobo memberitahukan sehubung dengan kegiatan lomba antar sekolah yang akan diselenggarakan pada tanggal 10 Januari dalam memperingati hari jadi sekolah. Yang akan diselenggarakan pada:
Hari/ Tanggal: Rabu, 10 Januari 2020
Waktu: 08.00 s/d 17.00
Tempat: Halaman SMA Negeri 1 Wonosobo
Sehubungan dengan dibuatnya surat resmi ini, kami mengajukan permohonan izin guna menyelenggarakan acara kegiatan tersebut. Atas perhatian Bapak/ ibu kami ucapkan terima kasih.
Wassalamu’alaikum Wr. Wb.
Hormat kami,
Dela Karolin M. Kom
e. Contoh Surat Resmi Sekolah
SMA NEGERI 25 BANJAR
Jl. Loeksomawe. No. 21 Kota Banjar
No. Telp. (122) 062949
Bandung, 20 Februari 2020
No : 001/SMAN 25 Banjar/04/2020
Lampiran : –
Perihal : Undangan
Kepada Yth.
Orang tua/ Wali Murid
Kelas IX SMA Negeri 25
Banjar
Dengan hormat,
Dalam rangka guna meningkatkan karakter kecerdasan para siswa siswi SMAN 25 Banjar terutama untuk kelas IX. Maka dengan surat resmi ini, kami selaku badan pendidikan sekolah, bermaksud untuk menggelar studi lapangan untuk siswa siswi kelas IX di luar sekolah.
Adapun kegiatan itu akan kami selenggarakan pada:
| Kategori | Keterangan |
|---|---|
| Hari/ Tanggal | Sabtu /24 Februari 2020 |
| Pukul | 07.30 – 17.30 |
| Tempat | Banjar |
| Acara | Meningkatkan Karakter Kecerdasan |
Demikian surat resmi ini kami sampaikan, atas segala perhatian dan juga kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.
Hormat Kami,
Kepala SMA Negeri 25 Banjar,
Bambang Susanto, M.Pd
f. Contoh Surat Resmi OSIS
Organisasi Siswa Intra Sekolah (OSIS)
SMA Negeri 19 Kota Purwokerto
Jl. Abdul Hamim No. 07 Kota Purwokerto
Purwokerto, 07 Desember 2019
No: 008/OSIS/AR EE/II/2019
Lampiran: –
Hal: Undangan Pekan Olahraga
Kepada Yth,
Ketua Kelas
SMA Negeri 19 Kota Purwokerto
Dengan Hormat,
Sehubungan dengan akan diselenggarakannya libur semester ganjil tahun ajaran 2019/2020. Maka kami dari selaku pengurus OSIS SMA 19 Kota Purwokerto mengundang seluruh ketua kelas dalam menghadiri undangan rapat OSIS yang akan membahas dalam pembentukan panitia pekan olahraga yang akan diselenggarakan pada:
| Hari/ Tanggal | Sabtu /05 Januari 2020 |
|---|---|
| Pukul | 08.00 WIB – 10.00 WIB |
| Tempat | Aula Pertemuan SMA Negeri 19 Kota Purwokerto |
| Acara | Pekan Olahraga |
Mengingat pentingnya acara tersebut. Maka kami mengharapkan kedatangan seluruh pimpinan kelas maupun yang mewakili untuk dapat mendatangi undangan rapat tersebut. Atas kerjasama teman – teman kami ucapkan terimakasih.
Mengetahui,
Ketua OSIS SMA Negeri 19 Kota Purwokerto,
Anika Putri
g. Contoh Surat Resmi Bahasa Inggris
AL HIKAYAH HADAH
Karang Talun, Rakitan No. 25 YK Tlp.022 ( xxx )
Karang Talun,19 June 2020
Muharram 1441 H
No : 004/II/80
Hal: Request
Attachments:-
Dear
CEO of PT. Umar Khasid
In place
Assalamu’alaikum .wr.wb
In connection with the existence of religious seminar activities held at Mubarok Mennati Serang Islamic boarding school, which was held on:
Day/ Date : Monday, June 22, 2020
Time : 08.30 until finished
Where : Mubarok Ponpes Hikayah Hadah
For this reason, we, as representatives of the Islamic boarding school, asked for funds to help with religious seminars, which are held once a year, to run smoothly.
Thus we submit the application letter, for your participation we thank you.
Wassalamu’alaikum Wr. Wb.
Wali Ponpes
Aulia Rahma
h. Contoh Surat Resmi Surat Kuasa
SURAT KUASAYang bertanda tangan dibawah ini:
Nama : Ikhsan Muhammad
Umur : 27 Tahun
Tempat Tanggal Lahir : Wonogiri, 02 Juni 1995
Alamat : Jl. Ahmad Yani No. 13 Wonogiri
Yang selanjutnya disebut sebagai Pemberi Kuasa.
Dengan ini memberi kuasa terhadap:
Nama : Akhmad Yamin, SH
Umur : 33 tahun
Tempat Tanggal Lahir : Bantul, 5 Mei 1985
Alamat : Jl. Berkarya No. 12 Bantul
Yang kemudian disebut sebagai Penerima Kuasa.
—————————KHUSUS————————–
Atas nama serta untuk pemberi kuasa mewakili dan mengurus dan juga menjual Kendaraan bermotor merk: Honda, Type: 10, warna: Putih, tahun: 2017, No. Pol.: AA-3171-PI, No. Rangka: va121432, No. BPKB: 2112121, atas nama: Setyo.
Untuk keperluan yang tertera di atas maka, penerima kuasa dapat melaksanakan aksi sebagai berikut:
1. Menandatangani surat perjanjian jual beli, pesan statement kepada pembebasan hak dari kendaraan bermotor tersebut dan juga surat – surat terkait iktikad dan tujuan pelepasan hak kepemilikan atas kendaraan bermotor tersebut.
2. Menerima uang serta bisa menandatangani kwitansi hasil dari penjualan kendaraan bermotor dan mengerjakan aksi lainnya yang sekiranya diperlukan.
Demikian surat kuasa ini terbuat agar dapat dimanfaatkan sebagaimana mestinya.
Wonogiri, 27 Juli 2020
i. Contoh Surat Resmi Surat Edaran
PEMERINTAHAN KOTA SOLO
DINAS KESEHATAN
PUSKESMAS PELITA
Jalan Cahaya Harapan No. 22 Tlp. (0253) 66667, E-Mail : [email protected]
Rumbai, 8 Desember 2018
Nomor : 451 / 7152 / KD. D
Lampiran : –
Perihal : Pemberitahuan Pelayanan Kesehatan
Kepada Yth.
Pimpinan Puskesmas
Se -Kota Solo
Sehubungan dengan adanya penetapan Pemilihan Umum Kepala Daerah (Pilkada) Provinsi Jawa Tengah pada tanggal 27 Agustus 2020 sebagai hari libur nasional, bersama ini kami akan memberitahukan kepada seluruh Saudara Pimpinan Puskesmas supaya tetap memberikan pelayananan kesehatan kepada masyarakat. Untuk penjadwalan piket tenaga kesehatan akan disesuaikan dengan situasi serta keadaan setempat.
Demikian surat edaran ini dibuat, atas perhatian serta kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.
KEPALA DINAS KESEHATAN
KOTA SOLO
drg. Safira .M.Kes
NIP. 196808884200302
Tembusan:
- Walikota Solo
- Inspektur kota Solo
- Pertinggal.
