Setelah sebelumnya membahas mengenai contoh surat resmi berikut akan membahas lebih dalam terkait contoh dari surat tugas.
Daftar Isi
Pengertian Surat Tugas
Surat tugas adalah surat yang dibuat oleh instansi atau perusahaan untuk memberikan suatu tugas khusus kepada karyawannya.
Sesuai dengan namanya, surat tugas ini pada umumnya dibuat oleh atasan atau orang dengan pangkat yang lebih tinggi guna memberikan tugas kepada bawahannya agar mengerjakan tugas tertentu.
Surat tugas ini juga menjadi salah satu jenis surat resmi walaupun dalam pemakaian dari surat tugas ini sifatnya internal (hanya pada lingkup instansi/ lembaga).
Fungsi dan Tujuan Surat Tugas
Berbeda dengan surat dinas ataupun surat kuasa, surat tugas memiliki beberapa fungsi dan tujuan khusus seperti:
- Untuk tanda resmi atau formal jika seseorang memang benar adanya dari suatu instansi/ perusahaan yang diakui.
- Untuk membantu lancarnya suatu pekerjaan jika yang diberikan tugas ingin berhubungan dengan lembaga/ instansi lain di luar perusahaan.
- Memudahkan pekerjaan di ranah masyarakat.
- Sebagai pertanda resmi dalam menghindari terjadinya tindak kejahatan pada orang lain.
Karakteristik Surat Tugas
Untuk membedakan surat tugas dengan jenis surat lainnya, maka terdapat beberapa karakteristik khusus dari surat tugas, diantaranya seperti:
- Memiliki penjelasan terkait penugasan pimpinan dari suatu instansi/ perusahaan untuk staf yang akan diberi sebuah tugas.
- Tidak memakai bahasa santai, namun menggunakan bahasa baku serta memiliki penjelasan yang singkat, padat dan jelas.
- Memiliki kop surat, tanda tangan dari pemberi wewenang serta stempel resmi dari suatu instansi/ sebuah perusahaan.
- Tidak mengandung arti ganda.
- Penulisan tersusun secara rapi dan berurutan.
- Menggunakan bahasa yang tegas dan sopan.
- Mudah dimengerti.
Bagian – bagian Surat Tugas
Surat tugas bisa berwujud narasi, kolom, dan juga tabel.
Untuk pembuatan surat tugas sendiri, terdapat beberapa bagian penting yang harus ada di dalamnya, diantaranya ialah sebagai berikut:
1. Kepala Surat
Pada bagian kepala surat terdiri dari:
- Kop surat dinas. Pada bagian ini isinya berupa logo atau lambang dari sebuah instansi dan ditulis dengan menggunakan huruf kapital secara simetris.
- Kata surat tugas. Ditulis dengan menggunakan huruf kapital secara simetris.
- Nomor surat.
2. Batang Tubuh Surat
Pada bagian tubuh surat terdiri dari:
- Alinea pembuka. Pada bagian ini mencangkup pertimbangan/ dasar surat. Pada pertimbangan tersebut meliputi alasan ditetapkannya surat tugas.
- Isi surat tugas. Di dalamnya mencangkup kata pemberian tugas untuk siapa, dituliskan nama serta jabatan pegawai yang memperoleh tugas dan menuliskan tugas apa yang harus dikerjakan.
3. Penutup Surat
Pada bagian penutup surat/ kaki surat tugas terdiri dari:
- Nama serta jabatan pejabat yang menandatangani. Nama ditulis dengan menggunakan huruf awal kapital di setiap unsurnya serta diakhiri dengan menggunakan tanda baca koma.
- Nama lengkap pejabat yang menandatangani surat tugas. Ditulis dengan memakai huruf kapital untuk setiap awal unsurnya.
- Tanda tangan pejabat yang memberikan tugas.
- Tempat serta tanggal surat tugas tersebut dibuat.
- Cap dinas.
4. Distribusi dan Tembusan
Surat tugas diberikan kepada yang memperoleh tugas tersebut. Tembusan surat tugas ini akan disampaikan kepada pejabat/ instansi terkait.
5. Hal yang Perlu Diperlihatkan
Apabila tugas yang diberikan merupakan tugas kolektif, maka daftar pegawai yang ditugaskan akan dimasukkan ke dalam lampiran yang berisi nomor urut, nama, nomor induk, jabatan, pangkat serta keterangan.
Surat Tugas tidak berlaku selepas tugas yang dibebankan sudah selesai dilaksanakan.
Jenis – jenis Surat Tugas
Berikut adalah beberapa jenis surat tugas yang sering dijumpai, antara lain:
1. Surat tugas karyawan
Pada umumnya, surat tugas jenis ini diterbitkan oleh pejabat yang berwenang dengan jabatannya di atas yang diberikan tugas.
3. Surat tugas penanggung jawab acara
Untuk jenis surat tugas ini biasanya diberikan terhadap perseorangan, kolektif atau individu yang memiliki jabatan secara khusus untuk menjadi panitia.
Surat tugas ini merupakan surat tugas resmi dimana di dalamnya juga berisikan jobdesk seseorang yang diberi surat.
2. Surat tugas guru
Untuk surat tugas guru sendiri banyak macamnya, seperti: Surat tugas mengikuti pelatihan dan bimbingan, surat tugas menjadi guru pengganti.
5. Surat tugas organisasi
Surat tugas organisasi dikeluarkan oleh ketua pada suatu organisasi, baik itu organisasi mahasiswa maupun organisasi lainnya.
Isi dari surat tugas organisasi pada umumnya ditujukan untuk para anggota organisasi atau salah satu anggota yang diberikan amanat agar dapat mengatur jalannya kegiatan program kerja organisasi.
Contoh: Menjadi ketua acara ulang tahun organisasi, menjadi panitia hari besar.
4. Surat tugas perusahaan
Surat tugas perusahaan hampir menyerupai surat tugas karyawan.
Namun yang membedakannya ialah dimana surat tugas perusahaan lebih menerangkan secara detail terkait tugas apa yang akan dikerjakan.
Sementara pada surat tugas karyawan biasanya tidak akan diterangkan secara detail sebab masih dalam skala perusahaan/ usaha kecil.
Cara Membuat Surat Tugas
Berikut adalah cara singkat dalam membuat surat tugas yang baik dan benar, antara lain:
- Penulisan kepala surat tugas sama seperti penulisan pada kepala surat dinas. Baik itu yang berbentuk deskripsi, narasi atau tabel.
- Kata dalam surat tugas menggunakan huruf kapital, simetris serta berjarak 4 ½ kait dari garis bawah kepala surat.
- Nomor surat tugas diketik dengan menggunakan jarak 1 ½ kait.
Point penting yang harus ada dalam penulisan surat tugas:
- Nama pejabat yang memberikan tugas diketik dengan menyebutkan nama jabatan diberi jarak 4 ½ kait dibawah kata nomor.
- Nama penerima tugas diberi jarak 3 kait dari bawah spasi dengan nama serta jabatan yang memberikan tugas.
- Jika pemberi tugas serta penerima tugas memiliki Nomor Induk Pegawai (NIP) maka tulis NIP nya dan gelarnya.
- Apabila yang memberi dan menerima tugas memiliki NIP, cantumkan golongannya.
Untuk satu ini tidak diwajibkan, tergantung akan kesepakatan dari lembaga, anggota instansi, perusahaan dan juga komunitas. - Maksud surat, tanggal serta tempat penugasan diketik dan diberi jarak 3 kait di bawah kata jabatan. Dan mendahulukan kata untuk.
- Memakai salam penutup yang baik, baku, dan tidak memaksa.
Berikut merupakan urutan membuat surat tugas yang baik dan benar:
- Kop Surat.
- Tanggal.
- No Surat, Lampiran dan Hal.
- Isi.
- Poin Tugas serta Waktu.
- Job Desk/ Tugas yang diberikan.
- Penutup.
- Tanda Tangan, Nama Terang dan Stempel Instansi.
Contoh Surat Tugas
Setelah mengetahui beberapa point penting mengenai surat tugas, berikut adalah beberapa contoh dari surat tugas, antara lain:
a. Contoh Surat Tugas Perusahaan
SURAT TUGAS
Nomor : 1906/ST/BS/V/2018
Sehubungan dengan sudah dimulainya Pembangunan Hotel Sri Ratu yang berada di alamat Jalan Cibubur No. 345 Kabupaten Lembang Provinsi Jawa Barat, maka dengan ini menugaskan kepada:
| Nama | Zaidan Putra |
| Jabatan | Petugas Lapangan |
Guna mengerjakan pengawasan kepada pekerjaan pembangunan Hotel Sri Ratu, terhitung dari mulai tanggal 19 Juni 2020 s/d 02 Januari 2021.
Seluruh biaya yang dikeluarkan dari pelaksanaan tugas ini, nantinya akan dibebankan terhadap biaya proyek pembangunan. Berlaku untuk pihak yang bersangkutan sesuai dengan aturan yang ada.
Demikian surat tugas ini diterbitkan dengan sebenar – benarnya. Peserta diharapkan mampu melaksanakan dengan penuh tanggung jawab.
Bandung, 15 Juni 2020
Manajer Proyek,
Gilang Setiawan, ST
b. Contoh Surat Tugas Karyawan
Surat Tugas Karyawan
Yang bertanda tangan di bawah ini selaku Manajer Operasional yang bertugas atas nama PT. Maju Jaya:
| Keterangan | Penjelasan |
|---|---|
| Nama | Widia Setyo |
| Jenis Kelamin | Laki – Laki |
| Jabatan | Manajer Operasional |
| Alamat | Jl. Raya Seri Ratu No. 365 Bantul |
Dengan ini telah memberikan tugas terhadap karyawan dari PT. Maju Jaya dengan:
| Keterangan | Penjelasan |
|---|---|
| Nama | Sustiyono |
| Jenis Kelamin | Laki – Laki |
| Jabatan | Kepala Teknik |
| Alamat | Jl. Bunga Melati No. 123 Bantul |
Agar segera mengerjakan dan menyelesaikan proyek instalasi jaringan fiber optic yang ada di daerah Bantul. Tak hanya itu, ia juga bertanggung jawab atas kebersihan, keamanan, ketertiban dan semua hal yang berhubungan dengan tugasnya tersebut.
Demikian Surat Tugas ini diberikan, untuk dimanfaatkan sebagaimana mestinya dengan penuh tanggung jawab.
Bantul, 19 Juni 2020
Mengetahui,
Manajer Operasional,
Tegar Aji
c. Contoh Surat Tugas Guru
PEMERINTAN KABUPATEN PURWOKERTO SELATAN
DINAS PENDIDIKAN
SMP NEGERI 1 PURWOKERTO
Kecamatan Pandjaitan Kabupaten Purwokerto Selatan Jawa Tengah
SURAT TUGAS
Nomor: 09/154/SMA-1/III/2020
Yang bertanda tangan di bawah ini Kepala Sekolah Menengah Pertama Negeri 1 Purwokerto Kecamatan Pandjaitan Kabupaten Purwokerto Selatan Jawa Tengah:
Nama: Tiyas Safira, M. Of
NIP: 37764899910
Tempat, tgl lahir: Jakarta, 08 Desember 1986
Pangkat/ gol. Ruang: Penata Muda/ IIB
Unit Kerja: SMP Negeri 1 Purwokerto
Untuk mengikuti acara “Pelatihan Peningkatan Mutu Guru Mata Pelajaran Bahasa Asing dan Bahasa Indonesia” yang akan diselenggarakan di Gedung Pertemuan Universitas Jenderal Soedirman pada tanggal 6 s/d 9 April 2018.
Demikian surat tugas ini kami sampaikan untuk bisa dimanfaatkan sebagaimana mestinya serta dimohonkan kepada pemerintah tugas agar membuat laporan secara tertulis selepas mengikuti kegiatan tersebut.
Purwokerto, 27 Maret 2018
Mengetahui,
Kepala SMP Negeri 1 Purwokerto,
Drs. Gilang Setiawan, M. Ag
NIP: 75846197658947225939
d. Contoh Surat Tugas Guru Pengganti Sementara
SURAT TUGAS
Nomor : 10/17-SM/XII/2017
Yang bertanda tangan di bawah ini :
Nama : Setiawan Putra, M. Sc
NIP : 7584357931929
Pangkat/ Gol. : Pembina/ IV A
Jabatan: Kepala SMA Negeri 1 Banjarnegara
Menugaskan kepada:
Nama: Tiyas Safira, S. Pd
Jabatan: Guru Pendidikan Jasmani dan Kesehatan SMA Negeri 1 Banjarnegara
Untuk mengemban tugas sebagai guru Pendidikan Jasmani dan Kesehatan (Penjaskes) pengganti sementara di SMA Negeri 1 Banjarnegara selama semester genap tahun ajaran 2017/ 2018 terhitung mulai dari tanggal 19 Juni s/d 17 Oktober 2020.
Demikian Surat Tugas ini dibuat, semoga dapat menjalankan tugas dengan baik dan tanggung jawab.
Banjarnegara, 15 Mei 2017
Mengetahui,
Kepala SMA Negeri 1 Banjarnegara,
Setiawan Putra, M. Sc
e. Contoh Surat Tugas Organisasi
IKATAN MAHASISWA NUSA TENGGARA TIMUR
KOTA YOGYAKARTA
Sekretariat Jalan Gajayana Nomor 87 Kota Malang
SURAT TUGAS
Nomor : 45/ IMTB/ IIII/2020
Bahwasanya saya yang bertanda tangan di bawah ini:
- Nama: Gina Wanda
- Alamat: Jalan Simpang Jaya Ijen No 75
- Jabatan: Ketua Ikatan Mahasiswa Nusa Tenggara Timur
Memberikan mandat kepada:
- Nama: Aulia Rahma
- Alamat: Jalan Patimura No 209
- Jabatan: Ketua Pelaksana Kegiatan
Untuk mengkoordinir seluruh anggota Ikatan Mahasiswa Nusa Tenggara Timur Se Kota Jogja untuk persiapan ulang tahun organisasi. Tugas ini harap dikerjakan pada tanggal 25 Juni 2020 sampai acara selesai yakni Pada Tanggal 28 Juni 2020.
Demikian surat ini dibuat supaya dapat dikerjakan dengan penuh tanggung jawab. Atas perhatiannya kami ucapkan terimakasih.
Yogyakarta, 22 Juni 2020
Ketua Ikatan Mahasiswa Nusa Tenggara Timur
Gina Wanda
f. Contoh Surat Tugas Penanggung Jawab Acara
DINAS PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN KABUPATEN WONOSOBO
SMA 2 KABUPATEN WONOSOBO
Jalan Mawar No 17, Ijen, Wonosobo
Telp : 0221976357 Fax. 737432842658
No: 10/SMA2/IIII/2020
Hal: Surat Tugas
Saya yang bertanda tangan dibawah ini:
- Nama: Drs. Ade Prasetya
- Jabatan: Kepala Sekolah
Telah Memberikan Tugas Kepada:
- Nama: Sagita Mondesya
- NIP: 949374359489
- Alamat: Jalan Maju Jaya Nomor 76 Wonosobo
- Jabatan: Guru Agama
- Unit Kerja: SMA 1 Kabupaten Wonosobo
Untuk mengerjakan suatu tugas yaitu menjadi ketua panitia Ujian Tengah Semester (UTS) semester genap pada tahun ajaran 2020/ 2021 di SMA 1 Kabupaten Wonosobo. Kegiatan tersebut akan diselenggarakan pada tanggal 30 Maret sampai 07 April 2019.
Demikian surat tugas ini dibuat untuk dilaksanakan dengan baik dengan penuh tanggung jawab. Selepas kegiatan pelatihan serta bimbingan berakhir diharapkan untuk membuat laporan secara tertulis.
Wonosobo, 15 Mei 2020
Kepala Sekolah SMA 2 Kabupaten Wonosobo
Drs. Ade Prasetya
g. Contoh Surat Tugas Pelatihan
DEPARTEMEN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN
SMA Negeri 17 Karang Mojo
Jalan Manguwoharjo IV No.100 Depok Sleman
SURAT TUGAS
Nomor : 011/SMAN-17/SRTF/01/20
Perihal : Pelatihan
Dalam rangka guna meningkatkan mutu guru sekolah menengah atas di daerah Sleman dan usaha agar bisa sukses terselenggaranya pembelajaran resmi program kerja pemerintah kabupaten Sleman serta demi terwujudnya bagaikan kota pembelajaran, maka dengan ini Kepala Sekolah SMA Negara 17 Karang Mojo akan memberikan tugas kepada:
Nama : Dwi Setyani, S.Pd
NIP : 3528324216232
Jabatan : Guru Agama Islam SMA Negeri 17 Karang Mojo
Untuk turut serta di dalam acara pendidikan pelatihan guru sertifikasi yang akan diselenggarakan pada tanggal 04 Januari 2020 s/d 10 Januari 2020 di Balai Pelatihan Guru, Dinas Pendidikan Pemerintahan Kabupaten Sleman.
Demikian surat tugas pelatihan ini dibuat agar bisa dimanfaatkan sebagaimana mestinya dan dengan penuh tanggung jawab. Harap untuk menyerahkan laporan hasil kegiatan tersebut secara tertulis selepas tugas ini dilaksanakan.
Sleman, 27 Desember 2019
Kepala Sekolah SMA Negeri 17 Karang Mojo,
Wisnu Putra, M.pd
h. Contoh Surat Tugas Kerja
PT. NUANSA JAYA
Jln. Ahmad Yani No.19, Wonoboyo 57998
Hal: Surat Tugas Kerja
Lampiran: –
Nomor: 002/SSK-PI/IX/2020
Saya yang bertanda tangan dibawah ini sebagai Manajer Gudang dalam perihal ini bertindak atas nama PT. Nuansa Jaya:
Nama: Setia Budi
Jenis Kelamin: Laki-laki
Jabatan: Manajer Gudang
Alamat: Jl. Ahmad Yani No.19 Wonoboyo
Dengan ini menyatakan untuk memberikan tugas kepada karyawan dari PT. Nuansa Jaya yaitu:
Nama: Laskar Santoso
Jenis Kelamin: Laki-laki
Jabatan: Kepala Sopir
Alamat: Jl. Soekarno II No. 35 Wonoboyo
Agar bisa segera menuntaskan tugas pengiriman barang dari gudang induk yang berada di kawasan Jayabaya. Namun juga bertanggung jawab atas kedisiplinan, kebersihan, keamanan, dan seluruh perihal yang menyangkut tugas di atas.
Demikian surat tugas kerja ini saya buat agar bisa digunakan sebagaimana mestinya dan dengan penuh tanggung jawab.
Wonoboyo, 12 Mei 2020
Mengetahui ,
Manajer Gudang,
Komandan Gading
i. Contoh Surat Tugas Dinas Pendidikan
PEMERINTAH KABUPATEN PATI
DINAS PENDIDIKAN
SMK Negeri 1 Surakarta
Jalan Soekarno Hatta 19 Surakarta
SURAT TUGAS
Nomor : I/II/III/2020
Yang bertanda tangan di bawah ini selaku Kepala SMK Nasional Surakarta memberikan tugas kepada:
| Nama | Gilang Setiawan, S. Pd |
|---|---|
| NIP | 3448773987 |
| Tempat/Tgl Lahir | Banjar/ 25/ Juni/ 1978 |
| Pangkat/Gol. Ruang | Pembina Muda/ IV B |
| Jabatan | Guru Sekolah |
| Unit Kerja | SMK Negeri 1 Surakarta |
Untuk dapat mengikuti kegiatan Pelatihan Peningkatan Mutu Guru Mata Pelajaran Bahasa Inggris yang akan diselenggarakan di Dinas Pendidikan Provinsi Jawa Tengah mulai pada tanggal 25 Maret s/d 10 APril 2020.
Demikian surat tugas ini diberikan untuk bisa dikerjakan dengan penuh tanggung jawab dan dimohon untuk menyampaikan laporan tertulis selepas mengikuti acara tersebut.
Surakarta, 20 Maret 2020
Pemberi Tugas,
Kepala Sekolah SMK Negeri 1 Surakarta,
Gunawan Mulyono, M. Pd
