Perencanaan: Pengertian, Tujuan, Fungsi, Jenis

Dalam kegiatan manajemen banyak istilah yang dipakai, salah satunya adalah perencanaan. Istilah satu ini berhubungan erat dengan tahapan sebuah manajemen yang baik. Buat kamu yang belum paham pengertian perencanan, tujan, hingga jenis-jenisnya maka wajib baca info berikut sampai tuntas.

Istilah yang dalam bahasa Inggris disebut planning ini juga sangat erat kaitannya dengan kehidupan personal, kelompok, bisnis, politik, dan lainnya. Daripada dibuat bingung, ini dia informasi lengkapnya.

Pengertian Perencanaan

Hal paling utama yang perlu kamu pahami adalah definisi dari planning. Dari sudut pandang umum, merupakan sebuah proses untuk menginventarisir apa saja hal yang mau dicapai baik untuk jangka panjang maupun pendek.

Selain itu, disebut juga sebagai susunan dari kegiatan dengan koordinasi yang maksimal antara siapa saja terlibat di dalamnya. Alhasil nantinya akan terlihat sebuah proses dimana sebuah rencana dapat direalisasikan dengan baik.

Baca: Pengertian Bahasa

Pengertian Perencanaan Menurut Para Ahli

Ahli memiliki pandangannya masing-masing tentang pengertian perencanan. Beberapa diantaranya menjadi acuan karena memiliki makna yang tepat. Apa kata ahli tentang perencanaan?

1. George Steiner

Steiner punya pemikiran bahwa yang namanya perencanaan adalah sebuah proses awal, untuk mencapai tujuan, pembatasan strategi, rencana,hingga kebijakan. Disusun dengan detail ntuk dicapai.Termasuk juga sejauh mana sebuah organisasi mencapai tujuan, menerapkan semua keputusan, peninjauan, dan feedback untuk mengenal sebuah siklus rencana yang baru.

2. Jacqueline Alder

Arti perencanaan menurut ahli ini adalah, sebuah tahapan saat menentukan tujuan masa depan ingin direalisasikan. Termasuk mempersiapkan, apa saja langkah penting yang harus dilakukan agar tujuan tersebut bisa terwujud.

3. Erly Suandy

Menurutnya arti perencanaan yaitu, sebuah proses untuk menentukan sebuah tujuan dari kelompok atau organisasi. Lalu menyampaikannya dalam bentuk strategi, operasi dan taktik penting yang akan dibutuhkan agar dapat mencapai semua tujuan kelompok secara sempurna.

4. John Douglas

Douglas punya sudut pandang, bahwa perencanaan merupakan sebuah tahapan atau proses yang dilakukan secara kontinu. Di dalamnya ada tahapan kajian, perumusan tujuan dan saran, implementasi dari kajian dan rumusan tersebut, proses evaluasi hingga pemantauan realisasi tahapan..

5. Barbara Becker

Lain lagi dengan Barbara Becker, yang menyebutkannya sebagai salah satu cara yang rasional untuk mempersiapkan sebuah masa depan lebih baik.

Baca: Pengertian Literatur

Karakteristik Perencanaan

Untuk membedakannya dengan istilah dan bagian manajemen lainnya, selain pengertian perencanan yang beda ternyata karakteristiknya juga tidak sama. Sehingga dengan mudah dapat dikenali dan digunakan ketika dibutuhkan, tentunya dengan cara yang tepat.

1. Orientasi Tujuan

Dalam membuat sebuah rencana, orientasinya sudah jelas yaitu untuk mencapai sebuah tujuan. Sehingga semua tahapan rencana akan mengacu pada tujuan tersebut, dengan menghasilkan tindakan yang tepat, alternatif tindakan yang dibutuhkan.

Contoh, sebuah perusahaan ingin mencapai target penjualan 25 persen dalam tiga bulan pertama usaha dibuka. Maka perencanaan yang dibuat, akan fokus pada realisasi penjualan 25 persen tersebut. Mulai dari bagaimana produksi produk bisnis hingga pemasaran menggunakan promosi dan teknik yang tepat.

2. Memiliki Fungsi di Bidang Manajerial

Proses ini merupakan bagian manajemen, tepatnya fungsi penting dan paling awal dibandingkan fungsi manajemen lainya. Eksistensinya akan berhubungan dengan organisasi, arahan, kendali, sumber daya manusia, organisasi.

Dengan adanya perencanaan, maka semua fungsi dari manajemen akan lebih terarah dan mampu direalisasikan lebih baik jika dibandingkan tanpa rencana.

Contohnya adalah, rencana pembuatan sebuah acara amal akan menentukan siapa saja yang akan berperan. Kemudian apa fungsi masing-masing sumber daya manusia yang terlibat, bagaimana teknik mengendalikan tim tersebut, supaya semua terkoordinasi sebaik mungkin.

3. Merupakan Proses Kontinu

Disebut kontinu atau berkelanjutan karena akan selalu ada rencana yang dibuat, untuk rentang waktu tertentu.

Sebagai contoh, perusahaan A memiliki rencana penjualan jangka pendek untuk enam bulan dengan berbagai tahapan rencana dan upaya merealisasikannya. Ketika enam bulan akan selesai, maka rencana baru akan dibuat lagi untuk target pencapaian tujuan selanjutnya.

Perencanaan kontinu ini akan saling berhubungan, pastinya akan lebih baik dari waktu ke waktu karena kondisi sebuah organisasi atau usaha akan terus dinamis sepanjang waktu.

4. Pervasif

Ada di dalam setiap level kelompok atau organisasi, bukan hanya pada bagian tertentu saja. Namun pengemasannya, dalam bentuk strategi dan kegiatan akan berbeda-beda sesuai level.

Misalnya di dalam sebuah perusahaan, ada lima divisi kerja maka akan ada perencanaan di masing-masing divisi tentang upaya mencapai tujuan perusahaan. Tentunya dengan kapasitas divisi masing-masing.

Perencanaan divisi keuangan, tentu berhubungan dengan pos-pos anggaran apa yang penting dan trik meminimalisir pengeluaran dan memaksimalkan pendapatan.

Sedangkan pada divisi produksi, bagaimana merencanakan desain produk kemudian bahan baku dan proses produksi yang tepat.

5. Mengambil Keputusan

Dalam sebuah rencana, akan apa berbagai pilihan tindakan yang akan dijadikan bagian dari upaya mencapai tujuan. Perancangan alternatif tindakan tersebut dilakukan sebaik mungkin, sehingga ketika direalisasikan akan memaksimalkan berbagai kelebihan dan meminimalisir kekurangan.

6. Futuristik

Disebut futuristik karena berhubungan dengan tujuan yang akan dicapai di masa depan. Ada proyeksi dari kondisi masa depan dalam realisasi pengertian perencanan, yang dilihat dari berbagai sudut pandang dan analisa. Serta prediksi, sejauh mana rencana bisa terealisasi dengan kondisi masa depan tersebut.

Bisa juga disebut dengan istilah, memprediksi masa depan lewat proses perencanaan aktual yang tepat.

7. Proses yang Intelektual

Bukan sekedar merencanakan sesuatu, namun ada energi pikiran yang dilibatkan. Termasuk logika, analisa, cara berpikir, prediksi, dan berimajinasi dengan cara pintar.

Juga melakukan berbagai inovasi penting, yang berhubungan dengan sebuah tujuan akan dicapai nanti. Sehingga tidak statis dan selalu baru dan sesuai kondisi terkini.

Semua itu, tentu butuh pemahaman intelektual yang tinggi karena kamu akan mempersiapkan  berbagai hal penting saat berencana.

Baca: Pengertian Review

Fungsi Perencanaan

Setelah tahu apa pengertian perencanan dan kemudian karakteristiknya, kamu juga perlu paham apa saja fungsi dari tahap pertama sebuah manajemen tersebut.

Fungsinya berhubungan dengan konsep pertanyaan dasar dalam dunia manajemen, yang sering disingkat dengan istilah 5W1H.

1. Apa (What)

Berhubungan dengan apa saja tujuan yang mau direalisasikan, oleh kelompok atau sebuah organisasi. Misalnya, tujuannya adalah untuk memenuhi kebutuhan pangan masyarakat atau untuk menjadi produsen nomor satu dari sebuah produk.

2. Kenapa (Why)

Merupakan penjelasan dari apa, yaitu kenapa tujuan itu dibuat sebagai landasan kegiatan sebuah organisasi? Tentunya akan ada banyak jawaban nantinya, berdasarkan hasil analisa dan persiapan dari tim perencanaan yang ada.

Contoh, kenapa tujuan perusahaan A adalah untuk mendapatkan keuntungan 50 persen lebih besar dari tahun lalu? Dari pertanyaan tersebut bisa dicari jawaban yang tepat, misalnya karena ingin menutupi rugi tahun lalu yang harus diminimalisir selama tahun ini dan tahun-tahun berikutnya.

3. Dimana (Where)

Orientasinya masih tujuan, yaitu untuk menjelaskan dimana tempat terbaik dan tepat untuk merealisasikan tujuan menggunakan berbagai tahapan yang sudah dipersiapkan.

Sebagai contoh, tujuan dari sebuah perusahaan adalah melakukan promosi kekinian untuk mencapai target penambahan konsumen. Lokasinya bisa di pusat perbelanjaan dan memanfaatkan media sosial.

4. Kapan (When)

Fungsi ini, sangat berhubungan dengan schedule realisasi rencana sampai semua tujuan terwujud. Apakah dalam satu bulan, enam bulan, atau jangka waktu satu tahun.

5. Siapa (Who)

Menentukan siapa saja yang akan memiliki peran, dalam mencapai tujuan sebuah organisasi. Orang-orangnya tentu, terpilih berdasarkan rangkaian rencana yang sudah ditetapkan.

Penentuan sumber daya manusia ini, juga membutuhkan proses sehingga nantinya akan muncul sebuah tim solid untuk mencapai tujuan dan target bersama organisasi.

6. Bagaimana (How)

Fungsi yang berhubungan dengan bagaimana langkah terbaik yang dapat dilakukan, dalam upaya mencapai sebuah tujuan organisasi atau perusahaan.

Misalnya, untuk tujuan meningkatkan penjualan maka cara yang dilakukan adalah dengan melakukan berbagai langkah promosi tepat. Juga memperluas area pemasaran, supaya mendapatkan konsumen baru yang akan menambah pendapatan bisnis.

Tujuan Perencanaan

Setiap tahapan dari manajemen, pastinya memiliki tujuan yang ingin dicapai. Begitu juga dengan perencanaan. Selain paham pengertian perencanan, penting pula untuk tahu tujuan dari tahapan rencana tersebut diantaranya adalah:

• Untuk menentukan sebuah standar, yang akan diterapkan dalam melaksanakan sebuah kegiatan organisasi atau perusahaan. Dengan adanya standar tersebut, akan lebih mudah melakukan evaluasi, kontrol, serta pengawasan dari setiap kegiatan.

Ketika ada yang tidak sesuai dengan standar tersebut, maka bisa segera dilakukan koreksi agar tidak menimbulkan masalah di kemudian hari.

Contoh: perencanaan promosi sebuah produk dengan kegiatan promosi online, standarnya adalah membuat iklan dengan tema tertentu dalam jangka waktu tertentu.

Ketika ada yang tidak melakukan kegiatan promosi sesuai standar tersebut, akan mudah diidentifikasi dan diarahkan supaya kembali kepada rencana semula.

• Sebagai upaya adaptasi dari setiap perubahan, yang mungkin terjadi dalam perusahaan dan komunitas bisnis atau organisasi. Sehingga dengan adanya perencanaan, dapat dilakukan adaptasi yang lebih mudah tanpa mengakibatkan kekacauan di dalam organisasi tersebut.

Contoh: adanya perubahan biaya Pajak Pertambahan Nilai (PPN) menjadi 11 persen, menjadikan sebuah perusahaan membuat rencana baru dalam pembiayaan agar bisa membayar pajak yang sudah ditetapkan tersebut.

• Sebagai sarana pemberian arahan yang tepat, kepada semua divisi terlibat baik itu setiap administrator maupun kalangan non administrator. Alhasil, mereka nantinya akan lebih paham untuk melakukan kegiatan sesuai dengan rencana awal yang sudah disepakati bersama.
• Meminimalisir kekacauan dalam kerja, pemborosan kegiatan, dan ketidaksesuaian pekerjaan dengan tujuan. Dimana dengan adanya rencana, semua dapat mengacu kepada rencana tersebut tanpa harus melakukan hal-hal lain yang tidak berhubungan dengan rencana awal.
• Mempermudah koordinasi antar personal, kelompok, maupun manajemen organisasi dalam rangka mencapai tujuan bersama.

Jenis-Jenis Perencanaan

Apa saja jenis perencanaan? Ternyata ada beberapa jenis yang dikelompokkan berdasarkan jangka waktu, ruang lingkup, dan tingkatannya. Berikut ini penjelasan lengkapnya.

Jenis Perencanaan Sesuai Jangka Waktu

Untuk jenis ini dibagi atas tiga, yaitu jangka waktu pendek, menengah, dan panjang dengan durasi yang berbeda-beda.

1. Short Range Planning (Perencanaan Dalam Jangka Pendek)

Adalah rencana yang jangka waktunya pendek, biasanya akan berlaku hanya dalam waktu maksimal satu tahun saja. Setelah itu, akan dibuat rencana baru untuk satu tahun berikutnya.

Jenis ini berlaku untuk perencanaan perusahaan, yang ingin melihat pencapaian kinerja tahunan dengan berbagai kegiatan yang sudah dipersiapkan melalui perencanaan.

Contoh: Rencana kerja divisi logistik perusahaan pertambangan dalam satu tahun. Meliputi kegiatan pengadaan logistik, untuk pekerjaan tambang selama durasi tersebut. Bagaimana sistem distribusi, pengawasan distribusi, dan berbagai kegiatan yang berhubungan dengan logistik.

2. Medium Range Planning (Perencanaan Dalam Jangka Menengah)

Yaitu perencanaan yang dibuat, untuk waktu antara lima tahun sampai tujuh tahun. Dimana persiapan dilakukan dengan matang, lengkap dengan tahapan kegiatan yang akan dilakukan selama jangka waktu tersebut.

Biasanya dapat dilakukan evaluasi rencana, berdasarkan pengertian perencanaan yang diterapkan seandainya terjadi perubahan yang mengakibatkan rencana awal mengalami kendala untuk direalisasikan secara keseluruhan.

3. Long Term Planning (Perencanaan Dalam Jangka Panjang)

Merupakan rencana yang dibuat untuk jangka waktu dari 10 tahun sampai 25 tahun. Tentunya akan sangat detail dan kompleks, namun sangat penting dilakukan agar tujuan sebuah organisasi bisa tercapai dalam rentang waktu tertentu.

Jenis Perencanaan Sesuai Ruang Lingkup

Dibagi atas tiga jenis, dengan fokus yang berbeda-beda sesuai dengan kebutuhan sebuah organisasi.

1. Tactical Planning (Perencanaan Taktis)

Berisikan kebijakan yang akan mendukung pencapaian tujuan organisasi. Aktivitas yang dipersiapkan akan direalisasikan dalam durasi waktu pendek, dapat disesuaikan dengan kondisi terkini yang ada dan bisa dirubah jika dibutuhkan.

2. Strategic Planning (Perencanaan Strategis)

Merupakan rencana dengan persiapan yang matang untuk direalisasikan dalam jangka waktu yang panjang. Semua sudah dipersiapkan secara detail, mulai dari kebijakan hingga kegiatan penunjang realisasinya.

Tidak bisa diubah karena sudah dibuat baku untuk waktu tertentu, sehingga semua komponen yang terlibat harus mengacu pada rencana tersebut.

3. Integrated Planning (Perencanaan Terintegrasi)

Yaitu perencanaan yang dibuat dengan sistem terpadu, menyeluruh untuk semua komponen organisasi.

Dijadikan acuan utama dalam melakukan setiap kegiatan, sehingga fokus semua yang terlibat adalah sama-sama untuk mencapai tujuan organisasi. Bisa dipakai untuk jangka waktu pendek maupun panjang, detailnya juga lebih lengkap.

Jenis Perencanaan Sesuai Tingkatan

Juga terdapat tiga jenis dengan karakteristiknya masing-masing, penggunaannya juga tidak sembarangan.

1. Day to day Planning (Perencanaan Harian)

Jenis perencanaan yang dibuat rutin setiap hari, sebagai upaya memastikan semua kegiatan berada pada rule yang benar. Aktivitas benar-benar terjadwal dan hasilnya bisa dilihat setiap hari.

Sebagai contoh, rencana kerja harian tim pekerja proyek konstruksi, dimana setiap pagi akan dilakukan penjelasan rencana kerja untuk setiap anggota tim. Ada yang harus menyelesaikan pemasangan dinding beton, mengecat, dan membuat rangka atap.

Biasanya di sore hari akan dilakukan evaluasi pencapaian rencana tersebut, apakah sesuai target atau tidak.

2. Operational Planning (Perencanaan Operasional)

Berhubungan dengan pembuatan pedoman, dalam menjalankan setiap program dalam sebuah organisasi. Jadi, nantinya akan ada sebuah acuan bagi setiap komponen di dalam organisasi dalam menjalankan program.

Rencana ini akan sangat membantu menyamakan persepsi dan tujuan, dari semua sumber daya manusia organisasi sebagai upaya mencapai sebuah tujuan dan target yang sudah ditetapkan.

3. Master Plan (Perencanaan Induk)

Merupakan perencanaan yang berhubungan dengan kebijakan dalam sebuah organisasi. Tujuan dari pembuatannya adalah, untuk aktivitas jangka panjang mencakup semua hal yang berhubungan dengan organisasi baik itu internal maupun eksternal.

Kesimpulan

Uraian di atas memberikan pemahaman penting, mulai dari pengertian perencanaan hingga sejauh mana perannya dalam penerapan manajemen secara keseluruhan.

Dalam penerapannya, ada fungsi yang diemban dan tujuan untuk dicapai. Termasuk jenis-jenis yang nantinya bisa kamu pilih, mau menggunakan yang mana sesuai situasi dan kebutuhan perusahaan atau organisasi tempat kamu bekerja dan beraktivitas.

Dengan lengkapnya informasi tentang perencanaan di atas, mulai dari pengertian perencanaan hingga jenisnya akan menjadi sebuah pembelajaran penting. Sehingga nantinya kamu dapat membuat rencana sendiri, untuk diterapkan.